ーお仕事の内容を教えてください

施工管理部、一部品質管理部の事務としてアフターメンテンナスの受付や台帳の作成や、メンテンナスの現場で業務されているメンバーはお客様へ電話することが難しい場合もあるので、その人達に代わって電話連絡等もしている。また請求に関わる業務も一部になっています。

ーうちラク導入前の業務課題とは

電話対応にかかる時間がかなり多く、受付後にアフターメンテンナスの担当者へ共有する際に紙やメールでの共有により帰社後に対応していたため、対応までに時間がかかることがありました。また、共有する際には担当者に対して訪問に必要な情報や、緊急で対応が必要な場合などは担当者全員のスケジュールなどを考慮して対応できないか共有する必要がありました。

ーうちラク導入後の業務改善された点を教えてください

うちラクの導入により、1つのシステムに受付内容を登録し、案件チャットで事前登録したグループや個人にすぐに共有できることで共有までが効率的に行え、また対応の漏れ防止にも繋がっています。例えば、うちラクの台帳は自動で住所や連絡先といった顧客情報が台帳に自動で反映されており、入力は問合せ内容のみでよいため効率化につながっています。

そして、今までは個々での案件管理に近い状態だったので、同じお客様から同じ案件について問合せがあっても分からないこともありましたが、台帳を見れば進捗状況が分かる点はお客様対応する上ではありがたいですね。

導入前は別システムに一部問合せ内容を入力していたため、複数登録が必要だと思い、業務負荷が増すのでは？と不安に感じていました。しかし、システムごとの役割を明確にし、一本化することを経営が判断いただいことで、負担なくうちラクを利用できています。

ー暮らしのデザインの運用サポートはいかがでしょうか？

サポートは非常に満足しています。導入して終わりではなく、きちんと運用できているかどうか常に確認いただいており、何か困ったことがあればすぐに対応してくれるので安心して利用できています。

ーどういった悩みを抱える住宅事業者にうちラクを採用したほうがいいと思いますか？

問い合わせ管理に困っている事業担当者の方は良いと思います。 紙やエクセル管理の場合、問合わせが増えるとどうしても対応漏れが発生したり、紙を紛失したりするリスクがありますよね。うちラクの場合、台帳管理の機能や案件チャットの機能によって、対応漏れや紛失のリスクを最小限にすることができます。